Koszt sprzątania biura bardzo rzadko wynika z jednego czynnika. Porównywanie samych stawek bez zrozumienia, co się za nimi kryje, często prowadzi do błędnych decyzji. W praktyce to nie metraż jest najważniejszy, lecz sposób, w jaki biuro funkcjonuje.

Firmy o podobnej powierzchni mogą mieć zupełnie inne potrzeby. Jedno biuro generuje niewielki ruch i wymaga sprzątania kilka razy w tygodniu, inne przy tej samej wielkości potrzebuje codziennej obsługi, a czasem również dodatkowego serwisu wciągu dnia.

Największy wpływ na koszt ma częstotliwość sprzątania. To właśnie ona determinuje liczbę godzin pracy w miesiącu. Drugim istotnym czynnikiem jest intensywność użytkowania przestrzeni. Liczba pracowników, rotacja gości oraz częstotliwość spotkań bezpośrednio przekładają się na tempo zabrudzeń. Znaczenie ma również układ biura. Przestrzenie typu open space są szybsze w utrzymaniu niż biura podzielone na wiele mniejszych pomieszczeń. Każde dodatkowe pomieszczenie zwiększa czas potrzebny na sprzątanie.

Istotny jest także zakres usług. Podstawowe utrzymanie czystości to jedno, natomiast dodatkowe elementy takie jak mycie przeszkleń, dokładna obsługa kuchni czyszczenie wykładzin znacząco zwiększają nakład pracy. Na rynku funkcjonują orientacyjne widełki cenowe, jednak należy traktować je jako wartości uśrednione. Ostateczna cena zawsze zależy od rzeczywistych potrzeb biura oraz sposobu organizacji pracy.